Pengertian Dokumen, Record, Records Center, Arsip, Manajemen Record, dan Life Cycle of Archive

DOUKUMEN 

Pengertian Dokumen Secara Umum

Dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kara document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, di sediakan atau untuk disebarkan.

Dokumen ialah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keterangan.

Pengertian Dokumen Menurut Para Ahli

Berikut ini ada beberapa pendapat dari para ahli mengenai pengertian dokumen diantaranya yaitu:

Menurut Louis Gottschalk “1986:38”

• Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis dan petilasan-petilasan arkeologis.
• Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat Negara seperti surat perjanjian, udang-undang, hibah dan konsesi.
• Dokumen dalam arti luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat tulisan, lisan, gambaran atau arkeologis.

Menurut G.J Renier “University Collage London 1997:104”

• Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik tertulis maupun lisan.
• Dokumen dalam arti sempit yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja.
• Dokumen dalam arti spesifik yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat Negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia

Dokumen ialah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

Menurut Kamus Kepegawaian Dokumen

• Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.
• Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster

• Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.
• Dokumen melengkapi keansahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau thesis.

Menurut Ensiklopedia Indonesia

Dokumen berarti surat akata, piagman, surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.

RECORD

Record merupakan suatu perkumpulan field yang telah lengkap yang biasanya di kalkulasi di didalam satuan baris.

RECORDS CENTER

Pusat Arsip adalah Sebuah bangunan atau bagian dari sebuah bangunan yang dirancang atau disesuaikan untuk pemeliharaan arsip dengan biaya yang murah, penyimpanan arsip yang baik dan pengelolaan arsip inaktif untuk menunda kegiatan pemusnahan dan nasib akhir arsip.

ARSIP

Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

MANAJEMEN REKORD

manajemen rekod adalah pendekatan terhadap sistem penciptaan, sistem distribusi dan pemanfaatan, sistem pemeliharaan dan sistem penyusutan rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional, persyaratan akuntabilitas, dan harapan masyarakat.

LIFE CYCLE OF ARCHIVE

Lingkaran hidup arsip dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta tahap istirahat atau penyusutan. Ketiga tahapan tersebut merupakan kesatuan proses yang akan dilalui oleh arsip. Dan setiap phase memiliki beberapa komponen yang dimaksud adalah :

   a. Tahap Penciptaan, dengan komponennya antara lain :
   -  Desain Formulir
   -  Manajemen Formulir
   -  Tata Persuratan
   -  Manajemen Pelaporan

   b. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan, dengan komponennya antara lain :
   -  Sistem Penataan Berkas dan Penemuan Kembali
   -  Manajemen Berkas (file)
   -  Pengurusan surat
   -  Program Arsip Vital
   -  Sistem Analisis
   -  Pengelolaan Pusat Arsip

   c. Tahap Istirahat/Penyusutan dengan kompenennya antara lain :
   -  Identifikasi dan deskripsi seri berkas
   -  Pengembangan Jadwal retensi Arsip dan penyusutan arsip
   -  Penilaian Arsip
   -  Penyerahan Arsip Statis ke Arsip Nasional RI