Analisis dan Deskripsi Arsip

   Analisis Arsip

Arsiparis dokumentasi merakit dokumentasi tentang koleksi sehingga pengguna dapat memahami ruang lingkup koleksi dan konten. Para peneliti menggunakan dokumentasi untuk menentukan apakah koleksi tertentu berisi informasi yang relevan dengan topik penelitian khusus.

Untuk membuat dokumentasi, arsiparis :

·         Menganalisis bahan untuk mengidentifikasi asal-usul mereka, struktur, dan isi.

·         Informasi dirakit selama analisis dari koleksi untuk membuat dan menemukan bantuan yang menyediakan akses ke bahan.

Arsiparis menganalisis isi dan struktur dari koleksi, mengumpulkan informasi yang akan membentuk dasar dari bantuan temuan. Selain itu penelitian di sumber-sumber eksternal untuk koleksi memberikan informasi tentang konteks yang di ciptakan, yang juga akan menjadi bagian integral dari dokumentasi akhir.

Informasi apa yang di kumpulkan ?Selama pengolahan koleksi arsip yang menyatukan informasi  tentang koleksi, untuk membuat deskripsi :

·Informasi tentang asal

·Informasi tentang ketertiban dan organisasi dokumen

·Informasi tentang batas fisik dan kondisi

·Informasi tentang ruang lingkup dan isi dari catatan

·Informasi tentang matters information administrasi

Informasi about provenance

Memahami asal dari koleksi adalah pusat antar – preting konten dan signifikasi benar. Misalnya, kumpulan huruf mungkin memiliki banyak penulis orcreators, tetapi pencipta koleksi sendiri adalah individu atau agency yang mengumpulkan bersama. Untuk mengidentifikasi asal koleksi ini maka perlu bertanya :

·Informasi tentang batas fisik dan kondisi

·Informasi tentang ruang lingkup dan isi dari cacatan

·Informasi tentang masalah administrasi informasi

Untuk tujuan apa itu koleksi diciptakan ?

Koleksi dirakit di sekitar kehidupan dan kegiatan dari individu, atau fungsi dan kegiatan dari badan hukum. Memahami kegiatan yang di hasilkan kelompok dokumen memberi tahu kita dari konten kemungkinan koleksi. Misalnya, surat di tulis untuk pertukaran berita antara anggota keluarga cenderung berisi informasi tentang kegiatan sosial, kelahiran, kematian, dan komentar pribadi pada peristiwa kontemporer. Catatan di ciptakan sebagai hasil dari transaksi bisnis yang mungkin berisi catatan keuangan  dan hukum yang terkait.

Informasi tentang ruang lingkup dan isi

Agar arsip dapat menggambarkan isi dari koleksi bagi pengguna, dan dengan demikian memberikan akses, perlu untuk mengekstrak jenis tertentu informasi dari catatan. Pertanyaan yang di ajukan pada tahap ini sangat mirip dengan yang di minta saat membuat asalnya, perbedaannya terletak pada bagaimana informasi tersebut di gunakan.

2. Deskripsi Arsip

Menyampaikan informasi kepada pengguna

Bagian pada perakitan dokumentasi mengidentifikasi jenis informasi tentang koleksi yang pengguna dan staf dari repositori arsip butuhkan, dan bagaimana arsip mengkomplikasi dokumentasi dari bukti dalam catatan, atau dari sumber eksternal. Pekerjaan pengorganisasian yang diinformasikan ke dalam format yang akan berguna untuk arsip dan konstitusinya menghasilkan berbagai alat referensi termasuk katalog dan bantu temuan yang di buat oleh arsiparis memberikan gambaran kolektif dari bahan repositori mereka yaitu koleksi secara keseluruhan di tangani melalui deskripsi ringkasan konten dan struktur organisasi bukan pada item dengan dasar item. Karya ini di kenal sebagai DESKRIPSI.

Deskripsi alat

Arsiparis kali ini membuat berbagai jenis menemukan bantuan. Ini mungkin termasuk catatan katalog, persediaan / register, indeks koresponden,endars korespondensi, panduan repositori di terbitkan, dan rencana berkas. Yang di publikasikan hanya mencangkup dua jenis yang paling umum : catatan katalog dan persediaan / register.

Catatan katalog

Catatan katalog adalah alat yang digunakan secara luas untuk menggambarkan koleksi arsip. Berisi data ringkasan tentang asal-usul, konten, dan fisik luasnya materi, ia menawarkan arsiparis alat siap untuk menyediakan akses sederhana dan langsung kesejumlah besar catatan. Hal ini memungkinkan pengguna untuk memindai kepemilikan luas dengan cepat. Biasanya, sebuah catatan tertentu di buat untuk setiap koleksi surat-surat pribadi atau serangkaian organisasi atau catatan pemerintah, sesuai dengan standar yang digunakan dalam bidang kearsipan. 

November 10 17

21:43